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制作事例

「巻下敷」の活躍舞台|e伝票.com

「巻下敷」は必要?どんな時に使う? と迷われたら

2017年4月19日 水曜日

オリジナル複写伝票のオプションの一つとしてご紹介している「巻下敷」について、今日は詳しくご説明しましょう。
 
「巻下敷」とは、伝票1冊ごとに底側に綴じ付けた、折り返し付の厚板紙のことです。
私どもでは、片面に白塗工した「ボール紙」を使用しています。裏側の面はグレーで、このグレーの面が、折込まれる内面になります。色味や質感は、お菓子の箱の内側をイメージしていただければいいでしょう。厚みは、官製はがき2枚分程度。こつんとした硬さがあります。
筆記時の複写が、下に続く紙へひびかないようにするための下敷ですので、基本的には「複写」伝票に用いるものです。したがって、単票(1枚物)の伝票類には、通常は用いない形式です。ただ、単票物でも、筆圧が下の紙に残らないよう、巻下敷を希望されるパターンも稀にあります。
 
巻込み式の下敷が、1冊ごとに綴じ付けられていることのメリットは
・屋外や、机の無い場所などで、立ったままでも書きやすい
・下敷きをなくす、傷めるといった心配がない
・直接指導の届かない社員、スタッフさんにも、下敷を敷いて書くルールを徹底できる
などがあります。
 
巻下敷のオプションを希望されないお客様にも、複写伝票(製本型)につきましては、同じ厚紙で作製した「下敷用台紙」を5冊に1枚程度(最大10枚まで)お付けしておりますので、ご利用いただければ幸いです。
 
伝票を作成するための「材料」「技術」「人材」も、お客様から日々学んでいる「知識」「知恵」「経験」も、皆様のお手元に届ける商品とともにお伝えできるよう、頑張ってまいります。

複写伝票の印刷はe伝票.comにお任せください。

手でめくっているのが表紙、右側からかぶっているのが「巻下敷」です

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「セット」と「製本」の違い解説|e伝票.com

2017年3月17日 金曜日

私どものサイトから御注文いただく際のお問い合わせで、比較的多いのが、
「仕上げ方法」
についてのご質問です。
この機に、仕上がりの外観を撮影した見本をご紹介しましょう。
 
まず、「(針金)綴じ製本」をご説明します。
複写1組を50組分で冊にまとめ、針金で2か所をホチキス止めして、黒の背テープで巻込んでいます。針金で綴じていますので、綴じしろの部分が冊に残ります。当然、取り外すための紙にはミシン目が入ります。
たとえば、領収証ですと、1枚目が控えとして冊に残り、2枚目の本体部分がお客様へのお渡し用として、ミシン目で切り外せます。
 
一方、「ブロック糊製本」は、紙の端(辺)部分で糊固めしていますので、表紙をめくった付け根から、複写の1組分ずつを冊から取り外せる形です。
全ての紙がすっかり外せますから、契約書綴りや送付書などに向いています。
冊から取り外した複写の1組分は、すなわち「セット糊」仕上げの状態と同じです。ただし、冊状態の〝塊″から引きはがすときの張力で、糊固め部分にしわが出ることがありますので、1組分の複写の組枚数が多いときなどには、後にご紹介する「セット糊」の方が扱いやすい場合もあります。
 
「セット糊」は、複写1組分の状態で糊固めされた形式です。
50組分での冊状態に仕上げる、先述のブロック糊製本とは異なり、1組ごとに独立しています。このタイプは受付票や受講・購入申込書などに向いています。
表紙・底表紙がないので、一定の束で紙帯をかけて、複写紙を保護するための厚板を天面に載せ、包装してお届けします。
 
冊仕上げでも「綴じ」「と「糊」との違い、糊固めでも「ブロック糊製本」と「セット糊」との違いがあり、どのように選択したらよいか判断に迷われる場面があるかもしれません。
お客様のイメージされる、ご使用の目的や場面に応じて、こちらから仕様をご提案させていただくこともできます。
ウェブサイト上でのご説明が至らない点、ご理解しづらい表現箇所などは、
メール(info@e-denpyou.com )・FAX(079-253-7376)・フリーダイヤル(0120-882-805)
まで、ドンドンご質問いただければ幸甚です。

複写伝票の印刷はe伝票.comにお任せください!

針金綴じ製本 黒テープ部分の下にホチキス止めされています

ブロック糊製本 3枚1組を50組で冊にしたサンプルです

セット糊 1組分で1辺が糊付けされています

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写メからの作成もアリです|e伝票.com

1から作成の場合も、ご連絡一つで進めてまいります

2017年2月24日 金曜日

スマホで撮影した画像から、印刷物を作成した事例をご紹介しましょう。
スキャニング用機材がなくとも大丈夫。
お手持ちのスマホやケータイで、参考見本を撮影して画像をメール送信していただければ、あとはこちらにお任せを!お作りになりたい帳票の内容を詳しくお聞きし、作成のプロが紙面の内容を固めてまいります。
 
重要なのは、「何を作りたいか?」の想いをお伝えくださること。
・契約書がほしい
・新規オープンの自分のお店にあった、専用の会計票・領収書を作りたい
・新規事業やイベントの当日までに、受付票を間に合わせたい
・名刺や封筒もまとめて1か所に注文したい
などなど。

伝票のことで何か迷ったり困ったりすることがあれば、e伝票.com(0120-882-805)あてにご連絡いただく方が、解決の道はきっと早いです。
またはメールで。info@e-denpyou .com が24時間受け付けています。

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関連記事:印刷発注の「悩みあるある」1月26日付

撮影画像が少々歪んでいてもOK バランス整えます

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【永久保存版】マイナンバー制度のリスクって?

マイナンバー制度施行により、個人や企業はどのようなリスクを抱えるのか、またその対処方についてまとめた記事です。

2017年2月13日 月曜日

マイナンバー制度の一番の課題とされるのが、安心と安全の問題です。私たち国民の不安は、マイナンバー制度により、さまざまな個人情報が集められたり、漏れたり、不正利用されたり、国により一括で管理されたりすることです。
 
例えば、人に知られたくない病歴や離婚歴、また学歴や職歴、交通違反など犯罪歴にもおよび、つぶさに集められ、それが外部に漏れたり、銀行口座やパスポートなどを自分になりすまして作られたりと、不利益を受けたり、犯罪に巻き込まれたりするのではないかと不安です。
 
コツコツと節税をして貯めていたつもりが税務署からいきなり、脱税だから追徴課税を払いなさいと言われないか、不安です。
 
では、その不安は実際に起きてしまうのでしょうか?
 
○安全対策
国民番号制については、それが正しいか否かは別にして、実は、日本は先進諸外国に比べて遅れている国の一つです。
 
その点からみると諸外国の失敗や問題を参考にすることができ、また、社会保障・税・災害対策という問題の起きづらい分野から、マイナンバーが導入されていることから、まず当面は、安心といえるでしょう。
 
さらに、安心・安全面について「制度面」と「システム面」における対策も講じられています。
 
「制度面での対策」
1. 特定個人情報の収集や保管が禁止
法令以外ではマイナンバーの提供を求めたり、特定個人情報(マイナンバー等を内容に含む個人情報)を収集・保管することは、本人の同意があっても禁止されています。
それらのことは、「個人情報保護委員会」という行政でも民間でもない第三者機関が監視・監督し、漏えいなどを抑止しています。
2. 本人確認の義務
他人のマイナンバーを利用できないように、いわゆる「なりすまし」防止のために、マイナンバーと写真付きの身分証明書を合わせて本人確認することが行政や民間会社にも義務付けられています。
※ マイナンバーカードには顔写真とマイナンバーの記載があり、本人確認は1つのカードで済みます。
3.厳しい罰則が設定
不正にマイナンバーを収集・保管したり、本人確認を怠ったり、法令に違反した場合には、厳しい罰則が科されます。漏えいは懲役最高4年、会社も罰則を受けるなど、従来の個人情報保護法などよりもかなり厳しくなっています。
 
「システム面での対策」
1. マイナンバーは分散管理
マイナンバー制度は個人情報が一括して集められ管理されているものではありません。税の情報は税務署に、年金の情報は年金事務所に、児童手当や生活保護の情報は市区町村にといった具合に、個人情報は分散して管理されています。
2.ネットワークシステムは暗号化
行政機関でマイナンバーをやり取りする場合は、機関ごとに異なるコードを使い、暗号化して使用しています。また、インターネットなどの通信を利用する場合は、個人情報そのものや通信方式の暗号化などをして、個人情報が漏れないような対策をしています。
また、一方で、システムにアクセスできる人材を限定し、アクセスの記録なども残しているようです。
3.マイナポータルで自己防衛
自分のマイナンバーがいつどう使われたのか、不安に思いますよね。これは、2017年1月から「マイナポータル」というシステムで、自分が確認することができます。自分の個人情報のやり取り記録がパソコンなどで確認できるというものです。
これにより、不正に使われたと感じる場合などあれば、問い合わせるなどの自己防衛も可能となります。
 
○ マイナンバーカードから個人情報は漏れない
マイナンバーカードを失くしたり、盗まれた場合にいろんな個人情報が漏れてしまうのではないかという心配もあります。
 
基本的にマイナンバーカードには、表面に住所・氏名・生年月日・性別や顔写真が、裏面にマイナンバーや、ICチップに電子申請のための電子証明書等は記録されていますが、所得や病歴などの不要な個人情報は記録されていません。
 
また、表面は一般に身分証明書として利用しますが、マイナンバーが記載されている裏面については、法律で認められた場合を除き、コピーを取ることは違法とされています。さらに、マイナンバーをメモすることも禁止されています。
 
イメージとしては、いつも持ち歩いている運転免許証を落とした場合に悪用されないかと心配するのと似たようなものかもしれません。
 
よほどの悪意と、電子的技術を持った犯罪者に手渡らない限り、さほどの心配はないことでしょう。
 
○ マイナンバーカードのネット対策
マイナンバーカードに搭載されているICチップは高いセキュリティ性能があるものです。
磁気カードなどはスキミングなどにより、簡単にデータが読み取られたり、偽造されることもありますが、マイナンバーカードは、耐タンパー性という構造を持つICチップにより、それらが防止されています。
住基カードにも採用されているもので、その安全性は高く評価されています。
万一、落とした、盗まれたという場合も、大丈夫です。
 
○ ウィルス対策
コンピュータでマイナンバーなど個人情報を保持する場合には、ウィルス対策が必要です。ウィルスの感染は、主に電子メールの添付ファイル、ウェブサイトからのダウンロードからになります。
特にマイナンバーを扱う会社のパソコンから情報が漏れてしまっては、新聞沙汰の一大事です。まずは、インターネットにつなげるパソコンと、個人情報を保持するパソコンは別々にすることが望ましいでしょう。
その上でもウィルス対策は欠かせないものです。
行政関係や大きな会社は常に先端の対策を取っていますが、個人情報を扱う中小から個人においても必須となります。
その対策方法は、
・ ウィルス対策ソフトの導入・更新
・ インターネット接続業者などのウィルス対策を利用
・ 不審なサイトを覗かない。またダウンロードしない。
・ 不審なメールの添付ファイルを開かない
などが必要です。
 
○ 内閣サイバーセキュリティセンター
情報社会の成熟化に伴い、平成12年より内閣による情報セキュリティ対策が推進されるようになりました。平成27年には内閣府にサイバーセキュリティ戦略本部が作られ、実務担当の内閣サイバーセキュリティセンター(NISC)が組織され活動を行っています。
 
NISCは
・ 行政の情報システムに対する不正な行動の監視と分析
・ 行政のサイバーセキュリティ確保の監査や支障の原因究明
・ サイバーセキュリティに必要な企画・立案・調整
などが主な業務となっており、サイバー攻撃などに対応しています。
 
サイバー犯罪者とのいたちごっこが続く中、セキュリティの高度化がはかられていますが、最終的な瀬戸際では、個々人の油断や思い込みをなくすことが、情報漏えい防止につながるものと思われます。
 
 
○ 情報漏洩が発生すれば
どんなに対策を取っても情報漏洩のリスクはまったくなくなる訳ではありません。もちろん、リスクのないところに発展もありません。
では、個人情報の漏洩が起きてしまったらどのように対応するのでしょう。
 
・ 事実関係の調査と原因究明
・ 影響を受ける可能性のある人への連絡
・ 委員会や大臣への報告
・ 再発防止の対策
・ 事実関係や再発防止策の公表
などが考えられています。
 
また、不正に使用されるおそれのある場合など個人のマイナンバーの変更措置なども可能となっています。
基本的には、現状では、漏洩しても、さまざまな安全対策から見て、悪用されるおそれは低いと考えられています。
 
○ 個人資産が丸裸か
個人情報の犯罪者による利用危惧の一方、「行政」による個人情報の丸裸化も心配されます。
いわゆる「紐付け」や「名寄せ」とされるもので、マイナンバーにより、社会保険や税関係さらには銀行口座、また家族全体の資産などおよぶまで、その紐を手繰り寄せることで、すべてが把握されてしまいます。
現在のマイナンバー制度やその法令のもとでは、情報は分割管理、銀行口座なども新規以外にはマイナンバーを使用しておらず、名寄せなどはできないことになっていますが、近い将来、知らず知らずに、合法的に個人資産などが丸裸にされてしまうこともありえます。
ただ、私たち一般の国民が、普通に生活している分には、行政等により資産が丸裸にされる意味はなく、被害を被る可能性は低いでしょう。
 
○マイナンバーカードには暗証番号
マイナンバーカードを使用する場合には、4ケタの暗証番号を設定して、他人が流用できないようにされています。
現在、暗証番号を使用する場面としては、
・行政・地方公共団体などが本人確認として求める時
・ e-Taxで税申告などを行う時
・ コンビニで住民票などを受け取る時
・ マイナポータルの接続時
などとなっています。
 
○ 廃棄・削除
会社などに提出したマイナンバーは、「安全管理」されるとともに、退職など、必要のなくなった時点で、削除または廃棄されるよう法律で決められています。全体的にマイナンバー法による罰則は個人情報保護法など以前の法律に比べて、厳しく設定されており、これもセキュリティの一環といえるでしょう。
削除・廃棄の方法としては、下記などが挙げられています。
・焼却やシュレッダーで処理し復元不可能にする
・ データなら時限自動削除システムの構築や、データ削除・物理的破壊により復元不可能にする

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~関連記事~印刷・刷り色
【永久保存版】マイナンバー制度ってどんな制度?
【永久保存版】マイナンバーで生活はどう変わるのか?
【永久保存版】マイナンバー制度で会社は何をしたらいいの?

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【永久保存版】マイナンバー制度で会社は何をしたらいいの?

マイナンバー制度施行による、会社や事業主、マイナンバー担当者の業務の変化、気をつける点などをまとめた記事です。

2017年2月13日 月曜日

個人にとってのマイナンバー制度は受動的ということができるでしょう。一方、会社にとってのマイナンバー制度は、能動的なものが大きくなります。それは、従業員やその扶養家族、個人支払先などのマイナンバーを請求し、個人情報として安全に管理する必要が出てくるからです。
 
○ 会社の義務や行うべき対応
マイナンバー制度の施行で会社が行うべき対応があります。
それは、
1. マイナンバーをあつかう部署や担当者を決め、取扱規程などをつくること。
2. 従業員にマイナンバーを請求する時には、利用目的を伝え、番号や身元確認を行うこと。また、人事や給与などのシステムをマイナンバーに対応させること。
3. マイナンバーは人に知られてはいけません。組織体制や担当者監督などを充実させ、漏えい防止のため、マイナンバーの記された書類などはカギのかかる引き出しや棚、金庫などに保管すること。
4. 退職したり、契約が切れた従業員のマイナンバー関係書類は廃棄すること。
5. パソコンなどからマイナンバーが漏れる可能性があるので、アクセスの制限やウィルス対策などセキュリティを強化すること。
6. 従業員にマイナンバーに関する研修などを行うこと。特に、マイナンバー取扱部署・人員にはマイナンバー制度の周知徹底をすること。
 
これらの他にも、マイナンバー制度の浸透や発展により、会社や個人が対応すべき事項が増えてくることに違いありません。
 
○ マイナンバー請求が必要な場面
従業員にマイナンバーを請求できる場面は決まっています。
大きく言えば、「社会保障」と「税」に関する書類作成をする場合にのみ、マイナンバーの提供を求めることができます。
 
それは、雇用保険・健康保険・厚生年金保険・源泉徴収票・年末調整などの手続き書類の作成です。その業務に必要となるため、従業員の入退社・休復職・結婚扶養者追加・出向などの際にマイナンバーを求めることになります。
 
その際に気をつけるべきことは、
・ 請求したマイナンバーを従業員管理や顧客管理などに使わない
・ マイナンバーを請求する時には身元と番号が正しいか、本人確認を行う。つまり、他人の「なりすまし」を防ぐ。この時にマイナンバーカードを持っていなければ、運転免許証やパスポートなどで確認する
・ 徹底した安全管理を行う
・ マイナンバーの請求は、一括も含めて、その都度行う。
(たとえば、一度もらった番号を出向した先に持ち込み、再度使うことなどは禁止です。自社から継続して支払う場合は可能です)
ことなどが必要となります。
 
○ 本人確認の方法
本人確認には、4つの方法があります。
1. 対面確認
2. 郵送
3. オンライン
4. 電話
実際に会って、マイナンバーカードを提示してもらう方法が一番確実ですが、マイナンバーカードをコピーして郵送してもらう方法もあります。確認先にマイナンバーカードのIC読み取り装置などの機器が整っており、セキュリティも確実であれば、オンラインも可能です。
すでに特定個人情報ファイルを作っている場合には、本人のみが知っている情報のやり取りで身元確認をし、可能となります。
 
また、本人確認の範囲は、従業員本人はもちろん、従業員の家族にも及びます。家族に及ぶのは、国民年金の第3号被保険者である20歳以上、60歳未満の扶養対象配偶者に対するものです。これは、会社が直接本人確認をする必要があります。ただし、従業員を代理人として行う方法もあります。
 
○特定個人情報ファイルとは
特定個人情報ファイルとは、マイナンバーを内容に含む個人情報のファイルのことで、源泉徴収事務や厚生年金・健康保険の届出事務に限り作成できます。
マイナンバーとともに見ることができない情報は、これに当たりませんが、システムで繋がっていれば、特定個人情報ファイルとみなされます。
 
○ 部・課で必要
会社により、マイナンバーを取り扱う部署はまちまちです。
主な部門としては、人事・経理・総務・営業推進などが挙げられますが、基本的には、「従業員の給与・厚生」業務を行う部門や「外部への支払い」業務を行う部門が関わることになるでしょう。
会社の大小を問わず、部・課での対応が必要で、横断的な管理などの対処も必要となります。かつ、安全対策として必要のない他の部署には、情報にかかわらせない配慮も必要となります。
 
○ マイナンバーにかかわる必要書類など
会社(もしくは本人)が申請などする書類の中で、マイナンバーを記載しなければならないものはたくさんあります。
主なものを下記羅列します。
 
■ 健康保険・厚生年金保険関係
健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届
厚生年金保険被保険者資格喪失届
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額算定基礎届
健康保険・厚生年金保険被保険者報酬月額届
健康保険・厚生年金保険被保険者賞与支払届
健康保険被扶養者届
国民年金第3号被保険者関係届
健康保険・厚生年金保険育児休業等取得者申出書
健康保険・厚生年金保険育児休業等終了時報酬月額変更届
健康保険・厚生年金保険産前産後休業取得者申出書
健康保険・厚生年金保険産前産後休業終了報酬月額変更届
厚生年金保険養育期間標準報酬月額特例申出書・終了書
厚生年金保険被保険者種別変更届
厚生年金保険特例加入被保険者資格取得申出書
厚生年金保険特例加入被保険者資格喪失申出書
健康保険・厚生年金保険新規適用届
 
■健康保険給付関連
食事療養標準負担額の減額に関する申請
生活療養標準負担額の減額に関する申請
療養費の支給の申請
移送費の支給の申請
傷病手当金の支給の申請
埋葬料の支給の申請
出産育児一時金の支給の申請
出産手当金の支給の申請
家族埋葬料の支給の申請
特別疾病の認定の申請
限度額適用認定の申請
限度額適用・標準負担額軽減の認定の申請書
高額医療費の支給の申請
高額介護合算療養費の支給の申請等
高額介護合算療養費の支給及び証明書の交付の申請書
 
■雇用保険関係
● 被保険者に関する手続き
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険被保険者資格喪失届・氏名変更届
高年齢雇用継続給付受給資格確認票
高年齢雇用継続給付支給申請書
育児休業給付受給資格確認票
育児休業給付金支給申請書
介護休業給付金支給申請書
 
●雇用継続給付に関する手続き
教育訓練給付金支給申請書
教育訓練給付金及び教育訓練支援給付金受給資格確認票
雇用保険日雇労働被保険者資格取得届
未支給失業等給付請求書
 
●法人番号記載および変更が必要
雇用保険適用事業所設置届
雇用保険適用事業所廃止届
雇用保険事業主事業所各種変更届
 
●厚労省関係で変更不要の書類
育児休業給付金支給決定通知書
育児休業給付次回支給申請日指定通知書
介護休業給付金支給・不支給決定通知書
雇用保険被保険者休業開始時賃金月額証明書・所定労働時間短縮開始時賃金証明書
雇用保険被保険者氏名変更届受理通知書雇用保険被保険者資格取得等確認通知書
雇用保険被保険者資格喪失確認通知書
雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者転勤届
雇用保険被保険者転勤届受理通知書
雇用保険被保険者離職証明書及び雇用保険被保険者離職票-2
雇用保険被保険者六十歳到達時等賃金証明書
高年齢雇用継続給付支給決定通知書
高年齢雇用継続給付次回支給申請日指定通知書
 
■ 労災保険関係
障害補償給付支給請求書
遺族補償年金支給請求書
傷病の状態等に関する届
障害給付支給請求書
遺族年金支給請求書
 
■ 税関係
税関係は、非常に多くの書類変更やマイナンバー記載が必要になります。一部を羅列します。
【所得税関係】
確定申告書
所得税・消費税の納税地の変更・異動に関する届出書
総収入金額報告書
退職所得の選択課税の申告書
源泉徴収税額の納付届出書
給与所得者の扶養控除等申告書
従たる給与についての扶養控除等申告書
公的年金等の受給者の扶養親族等申告書
給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書
非課税貯蓄申告書
特別非課税貯蓄申告書
特定口座開設届出書
【相続・贈与税等関係】
相続税の申告書
贈与税の申告書第1表
教育資金非課税申告書
結婚・子育て資金非課税申告書
障害者非課税信託申告書
消費税課税事業者選択届出書・ 登録国外事業者の死亡届出書
自動車重量税廃車還付申請書
【その他】
給与所得の源泉徴収票
退職所得の源泉徴収票
報酬、料金、契約金および賞金の支払調書
不動産の使用料等の支払調書
生命保険契約等の一時金の支払調書
生命保険契約等の年金の支払調書
損害保険契約等の満期返戻金等の支払調書
損害保険契約等の年金の支払調書
保険等代理報酬の支払調書
 
○ 社員・支払先への責務
社員や支払先への責務として、マイナンバーを請求して、当該書類に記していく必要がありますが、その方法はどうなるのでしょうか。
 
まず、社員に関しては、雇用時や既存社員に対してマイナンバーの取得と、本人確認が必要です。社員の扶養家族に対しても同様ですが、家族の本人確認は、社員を代理人にして行うことが通例のようです。
 
派遣社員には、雇用時と契約終了時にマイナンバーの請求や本人確認を行います。契約終了手続きが完了した後は、速やかにマイナンバーの廃棄を行います。
 
日雇いの雇用や、講演会などの講師などに対しては、その都度、マイナンバーの請求と本人確認を行います。弁護士や社会保険労務士また広告宣伝のための賞金授与者に対しても、規定額(年間5?50万円程度)に達すれば、マイナンバーの取得が必要となります。
 
また、管理面においても、安全管理の責務を負うことになります。
職務上得たマイナンバーを人に漏らしたり、メモに書き留めたり、また、マイナンバーカードの裏面をコピーしたりなどできません。
 
○ 自営業者のマイナンバー
自営業者に対しても、マイナンバーの請求が必要です。
一方、自営業者自身も従業員がいれば、従業員に対してマイナンバーを請求する必要があります。基本的には、会社の行うマイナンバー関連の業務と同様となるでしょう。
 
○ マイナンバーの安全管理
個人情報は、「個人情報保護法」という法律で守られています。
さらに、マイナンバーを含む個人情報は、「特定個人情報」とされ、マイナンバー法という法律が、上乗せされた形で守られます。
 
裏返せば、マイナンバーを扱う会社・社員にとっては、違反すれば、より厳しい罰則を受けるということになります。
 
マイナンバー管理には政府のガイドラインが設けられています。どのような「安全管理措置」があるかというと。
1. 組織的安全管理措置
2. 人的安全管理措置
3. 物理的安全管理措置
4. 技術的安全管理措置
 
それらを含むガイドラインが「個人情報保護委員会」から出されていますので、下記抜粋しておきます。
 
●基本方針の策定
特定個人情報等の適正な取扱いの確保について組織として取り組むために、基本方針を策定することが重要である。
≪手法の例示≫
・ 事業者の名称
・ 関係法令・ガイドライン等の遵守
・ 安全管理措置に関する事項
・ 質問及び苦情処理の窓口等
   
●取扱規程等の策定
特定個人情報等の具体的な取扱いを定める取扱規程等を策定しなければならない。
≪手法の例示≫
1 取得する段階
2 利用を行う段階
3 保存する段階
4 提供を行う段階
5 削除・廃棄を行う段階
* 源泉徴収票等を作成する事務の場合、例えば、次のような事務フローに即して、手続を明確にしておくことが重要である。
1 従業員等から提出された書類等を取りまとめる方法
2 取りまとめた書類等の源泉徴収票等の作成部署への移動方法
3 情報システムへの個人番号を含むデータ入力方法
4 源泉徴収票等の作成方法
5 源泉徴収票等の行政機関等への提出方法
6 源泉徴収票等の控え、従業員等から提出された書類及び情報システムで取り扱うファイル等の保存方法
7 法定保存期間を経過した源泉徴収票等の控え等の廃棄・削除方法 等
 
●組織的安全管理措置
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる組織的安全管理措置を講じなければならない。
 
a 組織体制の整備
安全管理措置を講ずるための組織体制を整備する。
≪手法の例示≫
*組織体制として整備する項目は、次に掲げるものが挙げられる。
・ 事務における責任者の設置及び責任の明確化
・ 事務取扱担当者の明確化及びその役割の明確化
・ 事務取扱担当者が取り扱う特定個人情報等の範囲の明確化
・ 事務取扱担当者が取扱規程等に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制
・ 情報漏えい等事案の発生又は兆候を把握した場合の従業者から責任者等への報告連絡体制
・ 特定個人情報等を複数の部署で取り扱う場合の各部署の任務分担及び責任の明確化
 
b 取扱規程等に基づく運用
取扱規程等に基づく運用状況を確認するため、システムログ又は利用実績を記録する。
≪手法の例示≫
* 記録する項目としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 特定個人情報ファイルの利用・出力状況の記録
・ 書類・媒体等の持出しの記録
・ 特定個人情報ファイルの削除・廃棄記録
・ 削除・廃棄を委託した場合、これを証明する記録等
・ 特定個人情報ファイルを情報システムで取り扱う場合、事務取扱担当者の情報システムの利用状況(ログイン実績、アクセスログ等)の記録
 
c 取扱状況を確認する手段の整備
特定個人情報ファイルの取扱状況を確認するための手段を整備する。
なお、取扱状況を確認するための記録等には、特定個人情報等は記載しない。
≪手法の例示≫
*取扱状況を確認するための記録等としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 特定個人情報ファイルの種類、名称
・ 責任者、取扱部署
・ 利用目的
・ 削除・廃棄状況
・ アクセス権を有する者
 
d 情報漏えい等事案に対応する体制の整備
情報漏えい等の事案の発生又は兆候を把握した場合に、適切かつ迅速に対応するための体制を整備する。
情報漏えい等の事案が発生した場合、二次被害の防止、類似事案の発 生防止等の観点から、事案に応じて、事実関係及び再発防止策等を早急に公表することが重要である。
≪手法の例示≫
* 情報漏えい等の事案の発生時に、次のような対応を行うことを念頭に、体制を整備することが考えられる。
・ 事実関係の調査及び原因の究明
・ 影響を受ける可能性のある本人への連絡
・ 委員会及び主務大臣等への報告 ・ 再発防止策の検討及び決定
・ 事実関係及び再発防止策等の公表
 
e 取扱状況の把握及び安全管理措置の見直し
特定個人情報等の取扱状況を把握し、安全管理措置の評価、見直し及び改善に取り組む。
≪手法の例示≫
* 特定個人情報等の取扱状況について、定期的に自ら行う点検又は他部署等による監査を実施する。
* 外部の主体による他の監査活動と合わせて、監査を実施することも考えられる。
 
●人的安全管理措置
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる人的安 全管理措置を講じなければならない。
 
a 事務取扱担当者の監督
事業者は、特定個人情報等が取扱規程等に基づき適正に取り扱われるよう、事務取扱担当者に対して必要かつ適切な監督を行う。
 
b 事務取扱担当者の教育
事業者は、事務取扱担当者に、特定個人情報等の適正な取扱いを周知 徹底するとともに適切な教育を行う。
≪手法の例示≫
* 特定個人情報等の取扱いに関する留意事項等について、従業者に定期的な研 修等を行う。
* 特定個人情報等についての秘密保持に関する事項を就業規則等に盛り込むことが考えられる。
 
●物理的安全管理措置
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる物理的安全管理措置を講じなければならない。
 
a 特定個人情報等を取り扱う区域の管理
特定個人情報等の情報漏えい等を防止するために、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを管理する区域(以下「管理区域」という)及び特定個人情報等を取り扱う事務を実施する区域(以下「取扱 区域」という)を明確にし、物理的な安全管理措置を講ずる。
≪手法の例示≫
* 管理区域に関する物理的安全管理措置としては、入退室管理及び管理区域へ持ち込む機器等の制限等が考えられる。
* 入退室管理方法としては、ICカード、ナンバーキー等による入退室管理システムの設置等が考えられる。
* 取扱区域に関する物理的安全管理措置としては、壁又は間仕切り等の設置及び座席配置の工夫等が考えられる。
 
b 機器及び電子媒体等の盗難等の防止
管理区域及び取扱区域における特定個人情報等を取り扱う機器、電子 媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するために、物理的な安全管理 措置を講ずる。
≪手法の例示≫
* 特定個人情報等を取り扱う機器、電子媒体又は書類等を、施錠できるキャビネット・書庫等に保管する。
* 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムが機器のみで運用されている場合は、セキュリティワイヤー等により固定すること等が考えられる。
 
c 電子媒体等を持ち出す場合の漏えい等の防止
特定個人情報等が記録された電子媒体又は書類等を持ち出す場合、容易に個人番号が判明しない措置の実施、追跡可能な移送手段の利用等、 安全な方策を講ずる。
「持出し」とは、特定個人情報等を、管理区域又は取扱区域の外へ移動させることをいい、事業所内での移動等であっても、紛失・盗難等に 留意する必要がある。
≪手法の例示≫
* 特定個人情報等が記録された電子媒体を安全に持ち出す方法としては、持出しデータの暗号化、パスワードによる保護、施錠できる搬送容器の使用等が考えられる。ただし、行政機関等に法定調書等をデータで提出するに当たっては、行政機関等が指定する提出方法に従う。
* 特定個人情報等が記載された書類等を安全に持ち出す方法としては、封緘、目隠しシールの貼付を行うこと等が考えられる。
 
d 個人番号の削除、機器及び電子媒体等の廃棄
個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令等において定められている保存期間等を経過した場合には、 個人番号をできるだけ速やかに復元できない手段で削除又は廃棄する。
≪手法の例示≫
* 特定個人情報等が記載された書類等を廃棄する場合、焼却又は溶解等の復元不可能な手段を採用する。
* 特定個人情報等が記録された機器及び電子媒体等を廃棄する場合、専用のデータ削除ソフトウェアの利用又は物理的な破壊等により、復元不可能な手段を採用する。
* 特定個人情報ファイル中の個人番号又は一部の特定個人情報等を削除する場合、容易に復元できない手段を採用する。
* 特定個人情報等を取り扱う情報システムにおいては、保存期間経過後における個人番号の削除を前提とした情報システムを構築する。
* 個人番号が記載された書類等については、保存期間経過後における廃棄を前提とした手続を定める。
 
●技術的安全管理措置
事業者は、特定個人情報等の適正な取扱いのために、次に掲げる技術的安全管理措置を講じなければならない。
 
a アクセス制御
情報システムを使用して個人番号関係事務又は個人番号利用事務を行う場合、事務取扱担当者及び当該事務で取り扱う特定個人情報ファイルの範囲を限定するために、適切なアクセス制御を行う。
≪手法の例示≫
* アクセス制御を行う方法としては、次に掲げるものが挙げられる。
・ 個人番号と紐付けてアクセスできる情報の範囲をアクセス制御により限定する。
・ 特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを、アクセス制御により限定する。
・ ユーザーIDに付与するアクセス権により、特定個人情報ファイルを取り扱う情報システムを使用デきる者を事務取扱担当者に限定する。
 
b アクセス者の識別と認証
特定個人情報等を取り扱う情報システムは、事務取扱担当者が正当なアクセス権を有する者であることを、識別した結果に基つき認証する。
≪手法の例示≫
*事務取扱担当者の識別方法としては、ユーザーID、パスワード、磁気・I Cカード等が考えられる。
 
c 外部からの不正アクセス等の防止
情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入し、適切に運用する。
≪手法の例示≫
* 情報システムと外部ネットワークとの接続箇所に、ファイアウォール等を設置し、不正アクセスを遮断する。
* 情報システム及び機器にセキュリティ対策ソフトウェア等(ウイルス対策ソフトウェア等)を導入する。
* 導入したセキュリティ対策ソフトウェア等により、入出力データにおける不正ソフトウェアの有無を確認する。
* 機器やソフトウェア等に標準装備されている自動更新機能等の活用により、ソフトウェア等を最新状態とする。
* ログ等の分析を定期的に行い、不正アクセス等を検知する。
 
d 情報漏えい等の防止
特定個人情報等をインターネット等により外部に送信する場合、通信 経路における情報漏えい等を防止するための措置を講ずる。
≪手法の例示≫
* 通信経路における情報漏えい等の防止策としては、通信経路の暗号化等が考えられる。
* 情報システム内に保存されている特定個人情報等の情報漏えい等の防止策としては、データの暗号化又はパスワードによる保護等が考えられる。
 
それぞれに「中小規模事業者における対応方法」も記載されていますが、「手法の例示に記載した手法を採用することは、より望ましい対応」とされています。

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